DZIEŃ I – 22 KWIETNIA (ŚRODA)
Rejestracja uczestników [13.00 – 15.00]
Otwarcie FORUM [15.00 – 15.10]
I. Wystąpienie Gościa Specjalnego
II. Optymalizacja zakupów grupowych
- modele zamówień grupowych:
- aspekt formalny
- aspekt organizacyjny
- kluczowe obszary zamówień grupowych:
- konsolidacja zapotrzebowania
- standaryzacja przedmiotu zamówień i procesów
- skalowanie przedmiotu zamówień i grup zakupowych
- rola danych w zakupach grupowych:
- analiza danych w ramach procesów zakupowych
- monitoring efektywności zamówień
III. Certyfikacja wykonawców ze szczególnym uwzględnieniem wykazywania warunku doświadczenia w realizacji dostaw i usług
- rola certyfikatu w procedurze oceny spełniania warunków udziału i braku dostaw wykluczenia oraz jego relacja do innych środków dowodowych
- weryfikacja sytuacji podmiotowej wykonawcy na podstawie certyfikatu, w tym badanie przesłanek wykluczenia z uwzględnieniem self-cleaningu
- certyfikacja jako narzędzie potwierdzania doświadczenia w realizacji dostaw i usług – zakres i realność zastosowania
- budowanie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługi i dostawy po wejściu w życie przepisów dotyczących certyfikacji wykonawców
- spory dotyczące certyfikacji wykonawców, w tym właściwość organów oraz zakres kontroli prawidłowości wydania certyfikatu
Kolacja [od godz. 20.00]
DZIEŃ II – 23 KWIETNIA (CZWARTEK)
Śniadanie [7.30 – 9.00]
IV. Rozeznanie rynku w aspekcie podniesienia konkurencyjności
V. Opis przedmiotu zamówienia – ustawowe obowiązki a swoboda zamawiającego
- analiza jako kluczowy aspekt przygotowania zamawiających do wprowadzenia ograniczeń na podstawie art. 16b ust. 2 pzp w odniesieniu do zamawianych dostaw i usług
- ustalanie pochodzenia dostawy i usługi
- przykłady ograniczeń, czyli jak dalece mniej korzystne mogą być warunki zamówienia formułowane wobec dostaw lub usług pochodzących z państw niezwiązanych z UE umowami międzynarodowymi gwarantującymi na zasadzie wzajemności równe traktowanie
- czy art. 16b ust. 2 pzp uprawnia zamawiających do sformułowania zakazu oferowania dostaw lub usług pochodzących z państw niezwiązanych z UE umowami międzynarodowymi gwarantującymi na zasadzie wzajemności równe traktowanie
Przerwa [11.30 – 12.00]
VI. Zapewnienie ciągłości usług lub dostaw
- rola klauzul przeglądowych w kontekście obowiązku zapewnienia ciągłości usług
- z jakich instrumentów prawnych umożliwiających przedłużenie umowy warto i można korzystać (prawo opcji/zamówienia w trybie z wolnej ręki)
- tryb z wolnej ręki/negocjacje bez ogłoszenia – pilna/natychmiastowa konieczność udzielenia zamówienia – czy można stosować te tryby dla zapewnienia ciągłości usług
- zakaz zawarcia umowy z uwagi na odwołanie do KIO
- zamówienie udzielane w częściach zgodnie z art. 30 ust. 4 pzp
VII. Zmiana terminu realizacji zamówienia
- zasady modyfikacji umowy w sprawie zamówienia publicznego z uwzględnieniem zmiany terminu realizacji umowy
- niedopuszczalne zmiany umowy w zakresie terminu realizacji zamówienia
- zmiana terminu realizacji zamówienia dopuszczalna na gruncie pzp
- skutki zmiany terminu realizacji umowy z naruszeniem przepisów pzp
VIII. Dopuszczalność zaostrzania w toku postępowania warunków udziału w postępowaniu
- wpływ zaostrzenia warunków na krąg potencjalnych wykonawców
- moment modyfikacji dokumentów zamówienia w tym zakresie
- związek modyfikacji warunków zamówienia z pytaniami wykonawców
- korelacja modyfikacji warunków udziału z zasadami systemu zamówień publicznych (zasadą równego traktowania wykonawców, uczciwej konkurencji i proporcjonalności)
Obiad [14.30 – 16.00]
IX. Proces zakupu systemu informatycznego
- dlaczego zakup systemu informatycznego jest procesem złożonym
- etap przygotowawczy jako fundament udanego postępowania
- rola rzetelnego przygotowania dokumentacji i dialogu z rynkiem, w tym:
- opis przedmiotu zamówienia
- wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
- wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności (np. RODO, KRI)
- warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert
- wzór umowy – kluczowe zapisy w projektach IT (SLA, kary, prawa autorskie, gwarancja, utrzymanie)
- zawarcie umowy i rozpoczęcie realizacji:
- harmonogram wdrożenia i kamienie milowe
- zarządzanie zmianą w trakcie realizacji
- rola nadzoru merytorycznego i technicznego
X. Data wyprodukowania przedmiotu dostawy lub wykonania usługi jako warunek zamówienia
- warunki zamówienia dotyczące różnych terminów związanych z wykonaniem przedmiotu umowy
- termin wykonania dostawy
- specyfika realizacji niektórych dostaw w zakresie terminu wykonania i dostarczenia przedmiotu umowy
- specyfika realizacji niektórych usług w zakresie terminu wykonania przedmiotu umowy
Kolacja [18.30 – 20.30]
DZIEŃ III – 24 KWIETNIA (PIĄTEK)
Śniadanie [7.30 – 9.00]
XI. Sztuczna inteligencja a postępowanie publiczne na dostawy lub usługi – wykorzystanie AI do:
- analizy potrzeb i wymagań, w tym rozeznania rynku, doboru warunków udziału
- opisania przedmiotu zamówienia
- opracowania projektowanych postanowień umowy, w tym specyficznych dla zamówień postanowień (kary umowne, klauzule waloryzacyjne itp.)
- analizy spójności między treścią przygotowanej SWZ a projektowanymi postanowieniami umowy
XII. Kryteria jakościowe
XIII. Outsourcing usług – czy to się opłaca
- analiza przedwdrożeniowa
- zalety i wady outsourcingu usług
- zapewnienie jakości i zarządzanie ryzykiem
- zarządzanie kontraktem i strategia wyjścia
Zakończenie FORUM [11.30]
