Prezes KIO w obwieszczeniu z 13 marca br. wskazał wymagania techniczne i organizacyjne, których spełnienie jest niezbędne, aby skutecznie dochodzić swoich racji przed Izbą po zmianie przepisów. Izba przeprowadziła testowe rozprawy, zróżnicowane co do liczby uczestników postępowania. O wynikach testów i szczegółowych zasadach zdalnych rozpraw przed KIO rozmawiamy z Janem Kuzawińskim, prezesem Krajowej Izby Odwoławczej.
Od 13 marca 2026 r. uczestnicy postępowań odwoławczych w procesie zamówień publicznych funkcjonują w nowej rzeczywistości. Wprowadzone zmiany były wyczekiwane przez rynek. Mają skrócić czas i wydatki związane z uczestnictwem pełnomocników w posiedzeniach i rozprawach.
Jakie są spostrzeżenia po pierwszych doświadczeniach korzystania z platformy do prowadzenia rozpraw zdalnych? Jak przebiegły testy i co pokazały?
Jan Kuzawiński: Szczęśliwie testy zaczęliśmy przed wejściem w życie nowych przepisów, więc już na tym etapie udało się wyeliminować wiele ryzyk. Dzięki testom zmieniliśmy też konfigurację ustawień sprzętu, poprawiając ergonomię. Trzeba pamiętać, że bazujemy na systemie, który funkcjonuje i jest rozwijany w sądach już od kilku lat, dlatego dość szybko udało się osiągnąć gotowość do przeprowadzenia pierwszej rozprawy.
Czy będzie możliwe, aby 100% rozpraw obywało się zdalnie? Kiedy Prezes Izby będzie wyznaczał rozprawy stacjonarne?
Na pewno nie wszystkie rozprawy będą w trybie zdalnym. Ustawa określa katalog przesłanek negatywnych dla przeprowadzenia rozprawy zdalnej, a także stawia warunek: muszą być zagwarantowane pełna ochrona praw procesowych stron i uczestników oraz prawidłowy tok postępowania. Zatem w sprawach, w których np. konieczne będzie zbadanie próbki, dokonanie oględzin, nie będzie możliwe przeprowadzenie rozprawy zdalnej. Najczęstszymi jednak takimi przypadkami będą rozprawy z dużą liczbą stron i uczestników, jak również wymagające udziału większej liczby pełnomocników bądź ekspertów merytorycznych. Jak wspominałem – system był stworzony dla sądów i nie zakładał udziału większej liczby osób na rozprawie. Tymczasem rozprawy przed Izbą często gromadzą kilkadziesiąt osób. Co do zasady Prezes będzie konsultował tryb rozprawy ze składem orzekającym, który będzie miał najlepszą wiedzę w zakresie okoliczności uzasadniających przeprowadzenie rozprawy stacjonarnej.
Obawy potencjalnych uczestników dotyczą m.in. ryzyka zerwania połączenia, opóźnień w transmisji, trudności w prezentacji dokumentów lub dowodów w czasie rzeczywistym. Na co zatem uczestnicy muszą zwrócić szczególną uwagę, aby móc bezproblemowo uczestniczyć w rozprawach zdalnych?
Wszystkie wymagania sprzętowe i systemowe znajdują się w obwieszczeniu Prezesa UZP i informacji Prezesa Izby – obie dostępne na stronie UZP. Przed wzięciem udziału w rozprawie zdalnej każdy otrzymuje instrukcję, w tym informację z linkiem do „konferencji testowej”, która pozwala sprawdzić, czy uda się skutecznie podłączyć do rzeczywistej rozprawy. Z praktycznych wskazówek – na pewno pomocny jest zestaw słuchawkowy z mikrofonem, co pozwoli na lepsze nadawanie i odbiór audio. Trzeba też zadbać o warunki w miejscu, z którego się łączymy – by odgłosy otoczenia nie zakłócały naszych wypowiedzi, a ustawienie kamery, oświetlenie nie uniemożliwiały naszej identyfikacji. Warto też mieć pod ręką tradycyjną legitymację lub dowód osobisty – ekran telefonu widać gorzej niż fizyczny dokument.
Czy poza kwestami technicznymi trzeba na coś jeszcze szczególnie zwrócić uwagę w związku z przygotowywaniem dowodów? W nowych przepisach mówi się o konieczności przedstawienia dowodów wraz ze wskazaniem okoliczności faktycznych, które dowody te mają potwierdzać. Jak to powinno wyglądać w praktyce?
Myślę, że tutaj praktyka pozwoli na przyjęcie optymalnych rozwiązań. Część pełnomocników już składa dowody w odpowiedni sposób, wciąż jednak często składane są też „ryzy papieru” mające stanowić dowód i dopiero na rozprawie określane jest, na jaką okoliczność i które konkretnie dokumenty lub fragmenty mają one potwierdzać. Nowe przepisy, ze względu na specyfikę rozpraw zdalnych, wymagają, by składając dowód, prawidłowo go oznaczyć i opisać, tak by skład orzekający oraz pozostałe strony i uczestnicy nie mieli wątpliwości, od kogo pochodzi, czego dotyczy i co ma potwierdzać. Przyczyni się to do usprawnienia postępowania oraz pełniejszej możliwości obrony swoich praw, jak również da Izbie więcej czasu na analizę materiału dowodowego, co jest korzystne dla całego systemu.
Co się wydarzy, jeśli pełnomocnikowi odwołującego lub zamawiającego w czasie prezentacji stanowiska np. zerwie się połączenie internetowe? Jakie rozwiązania są przewidziane w przypadku problemów technicznych po stronie Izby? Czy będzie zarządzana przerwa w rozprawie do czasu ustalenia przeszkód, tak by po przerwie strona mogła dokończyć prezentację swojego stanowiska? A może rozprawa będzie odraczana? Czy po przerwie rozprawa ma się toczyć od początku czy od momentu zidentyfikowania zakłócenia?
Należy pamiętać, że rozprawy zdalne funkcjonują w sądownictwie sprawnie i nie generują zbyt wielu problemów technicznych. Przerwa zawsze może być zarządzona w celu zbadania przyczyn i umożliwienia ponownego połączenia. Oczywiście, jeżeli przyczyna niemożności udziału powstanie w trakcie rozprawy i nie będzie tu możliwości przypisania odpowiedzialności osobie, z którą połączenie zostało utracone, zawsze pozostaje ewentualność odroczenia rozprawy. Nie widzę też potrzeby, by cały przewód miał się toczyć na nowo, zwłaszcza że wszystko jest zarejestrowane w systemie e-protokołu. Należy jednak pamiętać, że Izba też nie może pozwolić na przewłokę postępowania, więc z pewnością niektóre przypadki rozłączenia będą badane pod tym kątem.
Jakie okoliczności (miejsce, ubiór, zachowanie) mogą spowodować przerwanie udziału pełnomocnika w zdalnej rozprawie? Jakie będą konsekwencje?
Tutaj główne różnice w stosunku do rozpraw zdalnych polegają na konieczności zachowania prawidłowego toku postępowania pomimo trybu zdalnego. Nie wyobrażam sobie udziału w rozprawie w zatłoczonym miejscu lub w warunkach urągających godności Izby. Pełnomocnicy jednak od lat biorą udział w rozprawach zdalnych przed sądami i wiedzą, jakie warunki powinni zapewnić. Przepisy dotyczące przerwania udziału w rozprawie zostały pomyślane przede wszystkim tak, by uniemożliwić celowe przedłużanie postępowania, bo – w przeciwieństwie do sądów powszechnych – musimy dochować 15-dniowego terminu, więc odroczenia powinny być wyjątkami.
Czy przewidywane są przerwy w rozprawie na potrzeby np. konsultacji z pełnomocnikiem?
Tutaj nie widzę różnicy w stosunku do rozpraw stacjonarnych, takie konsultacje będą nawet ułatwione – wystarczy dopilnować, by mikrofon był wyciszony (co będzie zasadą, włączamy go jedynie, gdy zabieramy głos).
Rozprawy przed KIO są co do zasady jawne, co oznacza, że publiczność może w nich uczestniczyć. Czy wobec formy zdalnej zmienia się charakter udziału osób postronnych w rozprawie?
Jawność zostaje zachowana, przy czym przepisy przewidują udział publiczności na sali rozpraw.
Emocje budzą terminy przedstawiania stanowisk, dowodów. Na czym w praktyce ma polegać wzmocnienie zasady koncentracji materiału dowodowego?
Wydaje się, że nowe zasady postępowania dowodowego zostały źle zrozumiane. Ustawa wprost stanowi, że nowe dowody mogą być bez przeszkód przedstawiane wraz z pismem składanym przed dniem rozprawy (lub w przypadku dnia wolnego – w dniu rozprawy, przed jej otwarciem). To zresztą też jest wyraźnie wyrażone w uzasadnieniu do tych zmian ustawy. Dopiero złożenie nowych dowodów już po otwarciu rozprawy będzie wymagało uprawdopodobnienia, że ich wcześniejsze przedłożenie nie było możliwe lub konieczność ich powołania powstała później.
Czy przystępujący muszą być w gotowości w trybie 24/7, aby podjąć prawidłowo działania w procesie odwoławczym?
Termin na zgłoszenie przystąpienia się nie zmienił – nie mógł się zmienić, mając na uwadze założenie, że procedura odwoławcza zamyka się w 15 dni. Nowe wymogi dotyczące przedstawienia stanowiska i złożenia dowodów są konsekwencją przyjęcia zasady koncentracji materiału dowodowego i przede wszystkim mają na celu ograniczenie praktyki składania przystąpień „blankietowych”. Artykuł 535 ust. 1 pzp wyraźnie wskazuje, że również przystępujący mogą składać dowody wraz z tym „innym pismem” złożonym przed dniem rozprawy. Zasada koncentracji materiału dowodowego nie dotyczy twierdzeń.
Czy w trybie zdalnym strony będą miały taką samą możliwość reagowania na argumenty przeciwnika lub pytania składu orzekającego?
Tutaj nic się nie zmienia, przy czym oczywiście konieczna jest większa dyscyplina – niewchodzenie sobie w słowo – tak by w ogóle możliwe było przeprowadzenie rozprawy zdalnej. Ale występujących przed Izbą przyzwyczaił już do tego protokół elektroniczny, który też wymaga, by do mikrofonu w danej chwili mówiła jedna osoba. Chęć zabrania głosu, jak na każdej telekonferencji, można również zgłaszać poprzez podniesienie ręki, do dyspozycji uczestników pozostaje też czat w czasie rzeczywistym – przy czym jest to techniczny kanał komunikacji, jego zapis nie jest rejestrowany.
W postępowaniach odwoławczych często pojawiają się informacje zastrzegane przez uczestnika jako „tajemnica przedsiębiorstwa”. Czy środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu odwoławczym umożliwiają zachowanie tych informacji w poufności?
Informacja Prezesa Izby o zasadach korespondencji w postępowaniu odwoławczym, zamieszczona na stronie Izby, dokładnie określa metody przekazywania takich informacji zgodnie z wymogami cyberbezpieczeństwa. Pojawienie się takich informacji nie wyłącza więc możliwości przeprowadzenia rozprawy zdalnej, ale niewątpliwie mogą się zdarzyć sytuacje, w których z uwagi na konieczność ochrony określonych praw stron i uczestników postępowania Izba odstąpi od przeprowadzenia – lub kontynuowania – rozprawy w trybie zdalnym.
Rozmawiały Iwona Ziarniak i Barbara Blaczkowska
