Zadania i obowiązki działu zamówień publicznych w procesie raportowania umów do rejestru ministerstwa finansów

1 stycznia 2026 roku wejdzie w życie obowiązek raportowania umów pod groźbą kary.

Obowiązek raportowania umów do Centralnego Rejestru Umów to jeden z kluczowych elementów zapewniających przejrzystość i kontrolę wydatkowania środków publicznych. Działy zamówień publicznych muszą prawidłowo kwalifikować i ujawniać umowy, a każde uchybienie może skutkować konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi dla jednostki. Dlatego znajomość zasad raportowania i wymogów ustawowych jest niezbędna w codziennej pracy osób odpowiedzialnych za udzielanie zamówień.

Szkolenie obejmuje omówienie podstaw prawnych prowadzenia rejestru, terminów oraz zasad kategoryzacji i kwalifikacji umów. Zostaną przedstawione także kwestie związane z dostępem do informacji publicznej, ochroną danych osobowych i tajemnicą przedsiębiorcy. Uczestnicy poznają zakres danych ujawnianych w CRU, praktyczne obowiązki związane z jego prowadzeniem oraz odpowiedzialność wynikającą z przepisów.

Szkolenie adresowane jest do działów zamówień publicznych, pracowników działów odpowiedzialnych za zawieranie umów, na których będzie ciążył obowiązek raportowania, a także kierowników jednostek odpowiedzialnych za raportowanie. Szkolenie jest przydatne także dla osób odpowiedzialnych za audyt, gospodarność i kontrolę wydatków w podmiocie.

I. Źródła prawne obowiązku prowadzenia rejestru umów, formy jawności i przejrzystości gospodarowania środkami publicznymi a dostęp do informacji publicznej, uzasadnienie regulacji prawnej.

II. Rejestr umów jako nowy obowiązek:
a. Podmioty zobowiązane do zamieszczania umów w rejestrze;
b. Co to jest rejestr umów? Rola Ministra Finansów. Tworzenie rejestru umów;
c. Kto prowadzi rejestr umów?
d. Obowiązki kierowników jednostek sektora finansów publicznych. Upoważnienia do dokonywania wpisów w rejestrze umów;
e. Wzór Rejestru.

III. Kwalifikowanie umów podlegających wpisowi do rejestru:
a. Informacja publiczna a ustawa o dostępie do informacji publicznej w kontekście nowego obowiązku;
b. Kwalifikowanie umów będących informacją publiczną;
c. Umowa jako informacja publiczna.

IV. Rodzaje umów podlegających wpisowi do rejestru:
a. Forma umowy: pisemna, elektroniczna, dokumentowa, formy szczególne;
b. Rodzaje umów: umowy w ramach zamówień publicznych, umowy cywilnoprawne, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o usługi, umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy najmu, umowy o pracę, wybór, powołanie, umowy o obsługę prawną, umowy między jednostkami organizacyjnymi, umowy z artystami na gruncie ustawy o działalności kulturalnej.

V. Czy i kiedy faktura to umowa? Czy faktura korygująca to zmiana umowy?

VI. Ograniczenia w dostępie do informacji publicznej z art. 5 ust. 1 do 2 a kwalifikowanie umów do wpisu do rejestru:
a. Ograniczenia ze względu na prywatność;
b. Ograniczenia ze względu na informacje niejawne;
c. Ograniczenia ze względu na tajemnice ustawowo chronione;
d. Ograniczenia ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy.

VII. Zakres informacji zamieszczanych w rejestrze:
a. Numer umowy oraz data i miejsce zawarcia umowy, ustalamy miejsce zawarcia umowy i jej datę, brak daty w umowie, podpisanie umowy w różnych datach, brak miejsca zawarcia umowy w umowie;
b. Okres obowiązywania umowy;
c. Oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
d. Określenie przedmiotu umowy;
e. Wartość przedmiotu umowy;
f. Informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

VIII. Zmiany w trakcie trwania umowy – jak i kiedy zmieniać rejestr?
a. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron;
b. Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy;
c. Wygaśnięcie umowy;
d. Zmiany umowy, aneksy do umów;
e. Terminy na zamieszczenie danych w rejestrze.

IX. Jakie sankcje grożą za niezamieszczenie informacji w rejestrze umów albo podanie w nim danym nieprawdziwych?
a. Kary za naruszenie obowiązku;
b. Kto ponosi odpowiedzialność i jakie sankcje przewiduje ustawa?

X. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.

Dostępne terminy

Opis szkolenia

Program szkolenia