Wpływ sztucznej inteligencji na różne obszary naszego życia dynamicznie się zwiększa. Nie ominie on również rynku zamówień publicznych i może się okazać pomocny w procesowaniu wielu zadań.
Inspiracji warto szukać na rynkach komercyjnych. Powtarzalne procesy, takie jak przetwarzanie zamówień czy aktualizacja baz danych dostawców, mogą podlegać automatyzacji. Sztuczną inteligencję (dalej także: AI) można również wykorzystać do budowania strategii zakupowych.
Potencjał, jaki kryje się w nowych technologiach, jest szansą na to, aby procesy zakupowe uczynić bardziej efektywnymi, elastycznymi i dostosowanymi do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych. Wymaga to jednak zmierzenia się z wyzwaniami technologicznymi, organizacyjnymi oraz etycznymi w zarządzaniu procesami.
Analiza, prognozowanie i zarządzanie
Analiza dużych zbiorów danych, zarówno tych bieżących, jak i historycznych, ułatwia prognozowanie. Dzięki temu można lepiej planować zapotrzebowanie, minimalizując ryzyko nadmiaru lub niedoboru zasobów. Bazująca na AI analityka predykcyjna nie tylko pozwala na prognozowanie zapotrzebowania, ale także przewiduje trendy rynkowe, zmiany cen surowców oraz identyfikuje czynniki ryzyka, które mogą wpłynąć na łańcuch dostaw. Dobrym przykładem jest przewidywanie oddziaływania wydarzeń geopolitycznych na dostępność surowców czy fluktuacje kursów walutowych, które mogą wpłynąć na koszty zakupu. Co więcej, sztuczna inteligencja wspiera negocjacje cenowe, analizując dane rynkowe i sugerując optymalne momenty na zakup.
Wykorzystanie algorytmów pozwalana optymalizację zarządzania. Dzięki nim można monitorować poziom zapasów w czasie rzeczywistym, analizując jednocześnie zmieniające się warunki rynkowe, sezonowość oraz inne czynniki wpływające na popyt.
Narzędzia bazujące na sztucznej inteligencji usprawniają także zarządzanie relacjami z dostawcami. Monitorowanie i analizowanie informacji, które ich dotyczą, uelastycznia i dynamizuje proces dostosowywania umów i warunków współpracy. Przykładowo, jeżeli dostawca regularnie nie dotrzymuje terminów, AI może automatycznie rekomendować renegocjacje kontraktu lub poszukiwanie alternatyw. Warto z niej także korzystać, wybierając dostawców – podczas analizy ofert, ich oceny oraz porównania różnych wariantów, takich jak: koszty, parametry, terminowość dostaw czy jakość. Proces wyboru dostawców staje się wówczas bardziej przejrzysty i obiektywny, a przede wszystkim szybszy. Działy zamówień mogą swoje siły i potencjał przełożyć na zakupy wymagające większego zaangażowania.
Niezwykle istotne jest także odpowiednie zarządzanie ryzykiem. W tym obszarze algorytmy pozwalają identyfikować potencjalne zagrożenia w łańcuchu dostaw, takie jak opóźnienia w dostawach, problemy finansowe dostawców czy zmiany regulacji prawnych. Wczesne wykrycie tych zagrożeń pozwala na podjęcie działań zapobiegawczych.
Główne czynniki, które wpływają na optymalizację procesów zarządzania, to:
- analiza danych na różnych etapach procesu zaopatrzeniowego,
- identyfikacja obszarów wymagających poprawy,
- rekomendacja działań pozwalających zwiększyć efektywność i zredukować koszty.
Warto podkreślić, że nowe technologie sprawdzają się także w obszarze zrównoważonego rozwoju. Algorytmy bazujące na AI pozwalają osiągać cele, m.in. poprzez optymalizację tras dostaw, minimalizację zużycia surowców czy redukcję emisji CO2.
Sztuczna inteligencja na gruncie zamówień publicznych
Sztuczną inteligencję można z powodzeniem wykorzystać w zamówieniach publicznych. Kluczowe obszary, w których ta technologia może się sprawdzić, to:
- przygotowanie wzorcowych dokumentacji przetargowych dla powtarzalnych zamówień – dzięki temu po wprowadzeniu kilku danych cały dokument byłby gotowy do publikacji zamówienia, co pozwoliłoby na eliminowanie błędów (w szczególności skorzystaliby na takim rozwiązaniu „mali” zamawiający);
- opis przedmiotu zamówienia – wykorzystanie zasobów AI do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na podstawie analizy wielu przetargów pozwoliłoby zamawiającym badać, co kupowali lub na co zwracali uwagę inni zamawiający;
- ocena ofert – obecnie coraz więcej narzędzi pozwala elektronicznie ocenić oferty;
- protokół postępowania – wykorzystanie danych pozyskanych podczas przetargu odciążyłoby zamawiających od czasochłonnych czynności pisania czy przepisywania danych w wielu miejscach;
- umowa – automatyczne uzupełnianie tego dokumentu danymi wykonawcy eliminuje potrzebę ręcznego wpisywania informacji;
- określenie ryzyk na kontrakcie – pomoc w tym procesie może przełożyć się na bardziej precyzyjne określanie kar umownych lub obowiązków stron umowy;
- analiza orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej – to okazja, aby rozważyć swoje szanse na korzystne rozstrzygnięcie sporu, który pojawił się w postępowaniu.
Obecnie wielu zamawiających korzysta z dostępnych narzędzi AI przy tworzeniu kryteriów oceny ofert. Pozwala to lepiej je określać w odniesieniu do tego, co kupujemy. Narzędzie to wspiera w szczególności zamawiających klasycznych, których ustawa Prawo zamówień publicznych zobowiązuje do tego, żeby nie stosowali kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%.
W przypadku zamówień podprogowych AI mogłaby samodzielnie zarządzać procesem z wykorzystaniem pełnej, bezdotykowej automatyzacji w wielu kategoriach wydatków. Wirtualnych asystentów można bowiem używać do tworzenia zamówień, analizy zapytań ofertowych wraz z kontrolą budżetu czy zarządzaniem zmianą. W tym obszarze nowe technologie umożliwiają także prowadzenie automatycznych negocjacji i monitorowanie statusu zamówienia.
Sztuczna inteligencja sprawdzi się także w przypadku monitorowania poziomu budżetu poprzez generowanie różnego rodzaju raportów. Analizy można prowadzić, wykorzystując dostępne metadane lub zgromadzone parametry. W praktyce na poziomie kontrahenta widoczne są łączna wartość zamówień wynikających z podpisanych umów, statystyki braków i nadwyżek dostaw, a także liczby faktur korygujących.
Łatwiejsze może być również zarządzanie umowami. Analityka z wykorzystaniem AI umożliwia prześledzenie dokumentów pod kątem ryzyk, w tym stosowania niekorzystnych klauzul, oraz poszukiwania szans lub obszarów wymagających poprawy. Przejrzyste umowy i zrozumiałe zapisy pozwalają skutecznie nimi zarządzać. Strony umowy rozumieją swoje zobowiązania, a to niezwykle istotne w kontekście budowania silnych, bazujących na współpracy relacji.
Sprawne zarządzanie umowami pomaga również minimalizować ryzyka prawne, finansowe i operacyjne. Przekłada się to na szybsze reagowanie na pojawiające się problemy oraz obniżenie kosztów. Kluczem do tego jest sprawne identyfikowanie nieefektywności, unikanie kar umownych i negocjowanie lepszych warunków w przyszłych umowach.
Przydatnym w praktyce rozwiązaniem jest centralizacja przechowywania umów. Dzięki takiemu zabiegowi dokumenty nie zostaną utracone lub przeoczone. Regularne przeglądanie umów pod kątem warunków realizacji to proaktywne podejście do potencjalnych ryzyk.
Aby lepiej zarządzać procesami, bez ryzyka utraty ważnych dokumentów lub niedotrzymania terminów, warto korzystać z możliwości ustawienia automatycznych alertów i powiadomień.
Każda organizacja powinna dbać o skuteczne zarządzanie umowami, aby utrzymać płynność działania, chronić swoje interesy i pielęgnować pozytywne relacje z zewnętrznymi i wewnętrznymi interesariuszami. Niezależnie od tego, czy chodzi o procesy ręczne, czy o zaawansowane oprogramowanie, cel pozostaje ten sam – zapewnienie, że wszystkie strony wywiążą się ze swoich zobowiązań, jednocześnie minimalizując ryzyko i maksymalizując korzyści płynące z umowy.
AI to także zagrożenia
Choć korzystanie z AI otwiera szeroką gamę nowych możliwości, nie można jednak zapomnieć o wiążących się z nią zagrożeniach.
Korzystając z tzw. otwartych modeli językowych, które są dostępne bezpłatnie, dane przetwarzane są w czasie rzeczywistym. Należy zatem pamiętać, że to, o co pytamy, pozostawi ślad i nie da się tego procesu odwrócić.
Sztuczna inteligencja nie ma zdolności do krytycznej analizy i oceny kontekstu generowanych odpowiedzi, zatem nie powinniśmy bezkrytycznie ufać temu, co nam przedstawia. Aby nowa technologia była wsparciem, a nie źródłem dodatkowych problemów, potrzebna jest więc odpowiednia wiedza i świadomość tego, jak działają takie narzędzia. Bezpłatne rozwiązania najczęściej nie zapewniają ochrony danych, zatem mogą używać wprowadzonych przez użytkowników informacji do dalszego retrenowania modeli. Możliwości jest jednak coraz więcej. Na rynku pojawiło się np. narzędzie z otwartym dużym modelem językowym, które można zainstalować na własnej infrastrukturze i przystosować do własnych potrzeb, a jednocześnie zapewnia ono prywatność danych.
Warto podkreślić, że w kontekście wdrażania AI do organizacji kluczowa jest wiedza zespołów zakupowych, jak narzędzia bazujące na tej technologii mogą wspierać pracę. Jest to istotne, ponieważ brak świadomości, jakie korzyści płyną z wykorzystywania tego typu rozwiązań, może skutkować oporem wobec nowych narzędzi. Priorytetowa zatem będzie identyfikacja obszarów, w których AI przyniesie najwięcej korzyści, następnie wdrożenie jej do wewnętrznych procedur i integracja z codziennymi zadaniami. Bardzo ważne są też monitoring wyników i identyfikacja obszarów do poprawy. Przygotowanie zespołu zakupowego do korzystania ze sztucznej inteligencji to inwestycja w zwiększenie efektywności organizacji. Sukces będzie widoczny po połączeniu odpowiedniego przeszkolenia kadry, rozważnego zaadaptowania procesów i mądrego zarządzania zmianą.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że AI jest narzędziem, które ma wspierać człowieka – jej rolą jest zwiększenie wydajności podczas wykonywania zadań, a przez to ułatwienie pracy i codziennych obowiązków. Niemniej w wielu sytuacjach człowieka nie da się zastąpić. Sztuczna inteligencja nie ma bowiem świadomości ani zdolności do odczuwania emocji. Intuicja, możliwość abstrakcyjnego myślenia, rozumienie kontekstu moralnego i etycznego, ocena sytuacji z perspektywy wartości społecznych i etycznych to wartości, które są dostępne tylko ludzkiemu umysłowi. Człowiek jest również zdolny do adaptacji w nieprzewidywalnych sytuacjach, natomiast AI działa w granicach swojego zaprogramowania i danych, którymi dysponuje. Oznacza to, że w nieoczekiwanych okolicznościach może być bezradna. Bardzo ważne jest również to, że to człowiek bierze odpowiedzialność za decyzje podejmowane za pomocą sztucznej inteligencji. To kluczowy argument w dyskusji dotyczącej tego, że w obszarach, w których wykorzystywane są nowe technologie, nie można całkowicie zrezygnować z nadzoru człowieka. Motywacja, pasja i zdolność do wywierania wpływu na otoczenie to cechy, które wykraczają poza zaprogramowane cele. Do przełomowych zmian prowadzą ludzka wizja i determinacja.
Należy również zwrócić uwagę na regulacje, które opracowano w tym zakresie. Na początku lipca 2024 r. w Dzienniku Urzędowym Komisji Europejskiej opublikowano rozporządzenie o sztucznej inteligencji (tzw. AI Act). Jak dowiadujemy się ze strony Ministerstwa Cyfryzacji, celem tego aktu jest „zapewnienie bezpiecznego i etycznego wykorzystania technologii sztucznej inteligencji, z uwzględnieniem praw obywateli, oraz wspieranie innowacji technologicznych. Nowe przepisy obejmują m.in. wymogi dotyczące transparentności algorytmów, oznaczania treści generowanych przez sztuczną inteligencję oraz zasad zarządzania cyklem życia systemów sztucznej inteligencji” [1]. Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad projektem ustawy, aby wdrożyć regulacje unijne na gruncie krajowym.
Przypisy:
- Komunikat Ministerstwa Cyfryzacji, Europejski AI Act opublikowany, tinyurl.com/mrypucjb [dostęp: 30.01.2025].
Podstawa prawna
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji oraz zmiany rozporządzeń (WE) nr 300/2008, (UE) nr 167/2013, (UE) nr 168/2013, (UE) 2018/858, (UE) 2018/1139 i (UE) 2019/2144 oraz dyrektyw 2014/90/UE, (UE) 2016/797 i (UE) 2020/1828 (akt w sprawie sztucznej inteligencji) (DzUrz UE L 2024/1689 z 12.07.2024)
- ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1320)
Autor
Elżbieta Wiaderna-Bedrijczuk
doświadczony praktyk rynku zamówień publicznych w obszarze zamówień klasycznych i sektorowych; ekspertka w zakresie optymalizacji procesów zamówień publicznych, minimalizacji ryzyka prawnego oraz skutecznego zarządzania budżetem zamówień
