Dotychczasowa platforma eNotices zostanie zamknięta z dniem 31 stycznia 2024 roku. Jak przygotować i przekazać ogłoszenie za pośrednictwem nowej platformy eNotices2, aby prawidłowo opublikować je w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej?

Komisja Europejska w rozporządzeniu wykonawczym (UE) 2019/1780 (dalej: rozporządzenie wykonawcze 2019/1780), które zostało zmienione rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2022/2303, określiła nowe wzory standardowych formularzy do publikacji ogłoszeń zamieszczanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Wzory te zostały określone jako: „Plan zakupu”, „Procedura konkurencyjna”, „Uprzednie zawiadomienie o bezpośrednim udzieleniu zamówienia”, „Wyniki”, „Modyfikacja umowy” i „Zmiana”.

W tym miejscu należy podkreślić, że wprowadzenie nowych standardowych formularzy stanowi jeden z elementów transformacji cyfrowej zamówień publicznych, gdyż jak wskazano w treści rozporządzenia wykonawczego 2019/1780 oraz w art. 33 ust. 2 dyrektywy 2014/23/UE, art. 51 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE i art. 71 ust. 2 dyrektywy 2014/25/UE, ogłoszenia są co do zasady plikami elektronicznymi, a nie dokumentami papierowymi. Docelowo takie formularze powinny być automatycznie generowane przez systemy oprogramowania, a nie być wypełniane ręcznie.

Zakres wykorzystania standardowych formularzy

Nowe wzory standardowych formularzy do publikacji ogłoszeń są stosowane we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej progom unijnym lub je przekraczającej, prowadzonych na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). W związku z tym przedmiotowe formularze będą wykorzystywane do publikacji następujących ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej:

1) Formularz „Plan zakupu”:

• • ogłoszenie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego na profilu nabywcy – odrębny wzór dla dyrektyw ogólnej i obronnej;
  • wstępne ogłoszenie informacyjne wykorzystywane wyłącznie do celów informacyjnych – odrębny wzór dla dyrektywy ogólnej i obronnej;
  • wstępne ogłoszenie informacyjne wykorzystywane do skrócenia terminów składania ofert – odrębny wzór dla dyrektyw ogólnej i obronnej;
  • ogłoszenie o publikacji okresowego ogłoszenia informacyjnego na profilu nabywcy – dyrektywa sektorowa;
  • okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane wyłącznie do celów informacyjnych – dyrektywa sektorowa;
  • okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystane do skrócenia terminów składania ofert – dyrektywa sektorowa.

2) Formularz „Procedura konkurencyjna”:

• • wstępne ogłoszenie informacyjne wykorzystywane jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie – odrębny wzór dla dyrektywy ogólnej w trybie standardowym i uproszczonym oraz dla dyrektywy w sprawie koncesji w trybie uproszczonym;
  • okresowe ogłoszenie informacyjne wykorzystywane jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie – odrębny wzór dla dyrektywy sektorowej w trybie standardowym lub uproszczonym;
  • ogłoszenie o istnieniu systemu kwalifikowania – dyrektywa sektorowa;
  • ogłoszenie o zamówieniu – odrębny wzór dla dyrektywy ogólnej i sektorowej, w trybie standardowym i uproszczonym, oraz dla dyrektywy obronnej, w trybie standardowym;
  • ogłoszenie o koncesji;
  • ogłoszenie o podwykonawstwie – dyrektywa obronna;
  • ogłoszenie o konkursie – odrębny wzór dla dyrektywy ogólnej i sektorowej, prac projektowych.

3) Formularz „Uprzednie zawiadomienie o bezpośrednim udzieleniu zamówienia”:

• • ogłoszenie o dobrowolnej przejrzystości ex ante – w przypadku dyrektyw: ogólnej, sektorowej, obronnej i w sprawie koncesji.

4) Formularz „Wyniki”:

• • ogłoszenie o udzieleniu zamówienia – odrębny wzór dla dyrektyw ogólnej, sektorowej i obronnej w trybie standardowym i uproszczonym;
  • ogłoszenie o udzieleniu koncesji – dyrektywa w sprawie koncesji, tryb standardowy lub tryb uproszczony;
  • ogłoszenie o wynikach konkursu – odrębny wzór dla dyrektyw ogólnej i sektorowej, prac projektowych.

5) Formularz „Modyfikacja umowy”:

• • ogłoszenie o modyfikacji umowy – odrębny wzór dla dyrektyw ogólnej, sektorowej i w sprawie koncesji.

6) Formularz „Zmiana”:

• • ogłoszenie o zmianie.

Przesyłanie ogłoszeń do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE

W obowiązującym stanie prawnym zamawiający zobowiązani są więc do przygotowywania ogłoszeń przy użyciu standardowych formularzy przedstawionych powyżej, które należy przesyłać do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z wykorzystaniem platformy eNotices2 (enotices2.ted.europa.eu/home) lub za pomocą eSenderów, których operatorzy potwierdzili gotowość dostosowania ich do nowego stanu prawnego na dzień 25 października 2023 roku. Chcąc korzystać z platformy eNotices2, użytkownicy zobowiązani są do utworzenia nowego konta. W tym celu w przypadku posiadania konta na platformie eNotices istnieje możliwość wykorzystania posiadanego już EU Login. Jeśli takiego się nie ma, to należy się zarejestrować (utworzyć nowe konto) w systemie EU Login.

Sposoby logowania do eNotices2 [1]

Po zalogowaniu się do platformy eNotices2 i przed rozpoczęciem pracy w zakresie tworzenia nowych ogłoszeń zamawiający mają możliwość skonfigurowania ustawień formularzy oraz wstępnego zdefiniowania niektórych informacji, które następnie będą wyświetlane w przygotowywanych przez zamawiającego ogłoszeniach. W tym celu należy wejść w zakładkę „Moje ustawienia formularzy”. W zakładce tej znajdują się trzy funkcjonalności: „Ustawienia formularzy”, „Domyślne wartości pól” oraz „Ustawienia głównego nabywcy”. Urząd Zamówień Publicznych przygotował instrukcję [2] wypełniania ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z dyrektywą 2014/24/UE, która ma wspomóc zamawiających korzystających z platformy eNotices2.

W celu przygotowania ogłoszenia należy również uzupełnić zakładkę „Książka adresowa” o listę podmiotów, które występują w postępowaniach. Przykładowo dla ogłoszenia o zamówieniu będzie to: instytucja zajmująca się odwołaniami (KIO) oraz usługodawca (dostawca platformy zakupowej).

Po zdefiniowaniu ustawień wyjściowych można przystąpić do tworzenia ogłoszeń. W pzp ustawodawca nie zawarł przepisu, który enumeratywnie wymieniałby, jakie informacje powinny się znaleźć przykładowo w ogłoszeniu o zamówieniu. W celu sporządzenia ogłoszenia w sposób prawidłowy należy kierować się wymogami, jakie znajdują się w dyrektywach oraz omawianych przepisach wykonawczych regulujących tryb i zasady sporządzania ogłoszeń. W związku z tym zamawiający, chcąc w prawidłowy sposób tworzyć i składać ogłoszenia oraz nimi zarządzać w formacie eForms w ramach platformy eNotices2, powinni w pierwszej kolejności szczegółowo zapoznać się z załącznikami do rozporządzenia wykonawczego 2019/1780, tj. tabelą 1 (Formularze, ogłoszenia i pola) i tabelą 2 (Pola w standardowych formularzach i ogłoszeniach). Zgodnie z tymi załącznikami standardowe formularze ogłoszeń zawierają pola (np. BT-11, BT-01), które muszą być obowiązkowo (,,M”) lub opcjonalnie (,,O”) uzupełnione i które to po ich wypełnieniu stanowią ogłoszenie (zob. tabela).

Obowiązywanie nowych standardowych formularzy

Zgodnie z treścią art. 3 rozporządzenia wykonawczego 2019/1780 14 listopada 2022 r. utraciło moc rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/1986 (dalej: rozporządzenie wykonawcze 2015/1986), które określało dotychczas stosowane wzory standardowych formularzy do publikacji ogłoszeń. Ponadto na podstawie przepisów przejściowych zawartych w art. 3a zmienionego rozporządzenia wykonawczego 2019/1780 od 14 listopada 2022 r. do 24 października 2023 r. do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej zamawiający mogli stosować standardowe formularze do publikacji ogłoszeń, które zostały ustanowione zarówno rozporządzeniem wykonawczym 2015/1986, jak i rozporządzeniem wykonawczym 2019/1780. Jednakże od 25 października 2023 r. zamawiający są już zobowiązani stosować wyłącznie nowe standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym UE, ustanowione przez rozporządzenie wykonawcze 2019/1780.

W tym miejscu należy wskazać, że na stronie internetowej UZP pojawiła się informacja dotycząca publikacji ogłoszeń w postępowaniach o udzielenie zamówienia wszczętych przed 25 października 2023 roku. Z treści komunikatu wynika, że zgodnie z informacjami uzyskanymi przez UZP od Urzędu Publikacji Unii Europejskiej:

• „w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem 25 października 2023 r. przy użyciu platformy eNotices, a zatem z wykorzystaniem standardowych formularzy ogłoszeń ustanowionych rozporządzeniem 2015/1986, możliwe jest przekazywanie do publikacji ogłoszenia o sprostowaniu/zmianie ogłoszenia, a także ogłoszenia o modyfikacji umowy zarówno za pośrednictwem dotychczasowej platformy eNotices (do dnia 31 stycznia 2024 r.), jak i platformy eNotices2;
• skorzystanie w takim wypadku z platformy eNotices nie spowoduje zmian w dotychczasowym sposobie postępowania po stronie zamawiającego. Jeśli natomiast zamawiający skorzysta z platformy eNotices2, powinien zaimportować ogłoszenie z TED, a następnie wprowadzić zmianę lub modyfikację. Skorzystanie z platformy eNotices2 będzie w tym przypadku wymagało uzupełnienia dodatkowych pól, aby spełnić wymagania e-formularzy” [3].

Import ogłoszeń z eNotices

W ocenie autora artykułu, biorąc pod uwagę fakt, że rozporządzenie wykonawcze 2015/1986 utraciło moc, należy korzystać z platformy eNotices2. Będzie to możliwe dzięki konwerterowi udostępnionemu w eNotices2 lub w usłudze innego eSendera, która dostosuje się do tej zmiany. W tym celu należy wybrać zakładkę „Moje ogłoszenia” (zob. rys. 3), a następnie użyć przycisku „Import z TED”. Z treści importowanego ogłoszenia trzeba spisać numer (ID ogłoszenia), który umieszczony jest w lewym górnym rogu na pierwszej stronie ogłoszenia (co ważne, nie należy kopiować symbolu PL). Następnie skopiowany numer nadany ogłoszeniu wpisuje się w oknie, które otworzy się po wybraniu przycisku „Import z TED”, i klika przycisk „Import”.

 

Przypisy

1. Zob. enotices2.ted.europa.eu/home [dostęp: 20.12.2023].
2. UZP, Stosowanie formularzy do publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym UE od 25 października 2023 r., tinyurl.com/2eh4jn6a [dostęp: 20.12.2023].
3. UZP, Publikacja ogłoszeń w DUUE – informacje uzyskane od Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, tinyurl.com/2cwp6hde [dostęp: 20.12.2023].

---

Autor