VI Forum Zamówień Publicznych na Dostawy i Usługi

DZIEŃ I – 7 KWIETNIA (PONIEDZIAŁEK)
Rejestracja uczestników [13.00 – 15.00]
Otwarcie FORUM [15.00 – 15.10]

I. Wystąpienie Gościa Specjalnego

II. Zarządzanie procesami zamówień publicznych
• szanse i zagrożenia związane z organizacją publicznych procesów zakupowych
• zarządzanie kompetencjami kadr zamówień publicznych
• podejście do monitorowania, ewaluacji i raportowania przebiegu publicznych procesów zakupowych

III. Optymalizacja procesu udzielania zamówień na usługi i dostawy – audyt jako narzędzie doskonalenia procedur
• rola audytu w analizie efektywności procesu zamówień na dostawy (np. optymalna i zgodna z prawem agregacja zamówień, logistyka) oraz usługi (np. zapewnienie ciągłości świadczenia usług)
• jak specyfika dostaw i usług wpływa na wybór trybu postępowania oraz kryteriów oceny ofert?
• praktyczne przykłady: wdrażanie zaleceń audytowych w celu skrócenia czasu realizacji zamówień i zmniejszenia ryzyk związanych z brakiem realizacji usług lub dostaw w odpowiednim terminie

IV. Zasady opisu przedmiotu zamówienia w sytuacji, gdy zamawiający nie zna zakresu świadczenia zlecanego wykonawcy
• jak określić wartość zamówienia w takiej sytuacji?
• czy wymaganie jedynie cen jednostkowych w formularzu oferty jest prawnie dopuszczalne?
• ceny jednostkowe a prawo opcji
• jak zweryfikować przesłankę rażąco niskiej ceny oferty?
• zakres świadczenia wykonawcy w zawartej umowie

Kolacja [od godz. 20.00]

DZIEŃ II – 8 KWIETNIA (WTOREK)
Śniadanie [7.30 – 9.00]

V. Przedmiotowe środki dowodowe
• przedmiotowe środki dowodowe – rodzaje (m.in. karty katalogowe, certyfikaty, próbki), w tym obowiązek akceptacji przez zamawiającego równoważnych środków
• kiedy przedmiotowy środek stanowi de facto treść oferty niepodlegającą uzupełnieniu?
• termin złożenia przez wykonawców przedmiotowych środków dowodowych
• czy i na jakich zasadach przedmiotowe środki dowodowe podlegają uzupełnieniu przez wykonawcę?

VI. Czyny nieuczciwej konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia – na co powinien zwracać uwagę zamawiający
• czyn nieuczciwej konkurencji w pzp
• definicja czynu nieuczciwej konkurencji, szczególne znaczenie ogólnej klauzuli uczciwej konkurencji
• przykłady czynów nieuczciwej konkurencji
• wprowadzenie zamawiającego w błąd jako czyn nieuczciwej konkurencji

VII. Zakres swobody zamawiającego przy określaniu kryteriów oceny ofert w zamówieniach na dostawy i usługi telekomunikacyjne oraz informatyczne
• obowiązki zamawiającego związane z określeniem kryteriów oceny ofert
• jego uprawnienia związane z ustalaniem innych kryteriów niż ustawowo określone
• kryteria oceny ofert na usługi i dostawy informatyczne

Przerwa [11.30 – 12.00]

VIII. Zamówienie na utrzymanie, wsparcie eksploatacji i rozwój systemu informatycznego – jak zabezpieczyć ryzyka związane z przejęciem usług?
• kiedy warto przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe?
• obowiązek czy prawo do dzielenia i łączenia zamówień na usługę utrzymania i rozwoju?
• jak zorganizować okres przejściowy pozwalający nowemu wykonawcy bezpiecznie przejąć usługi utrzymania?
• czy można testować wykonawcę po zawarciu umowy?
• czy okres przejściowy powinien być odpłatny?

IX. Rozszerzenie lub powtórzenie realizacji zamówienia z umowy – uprawnienia zamawiającego i obowiązki wykonawcy
• narzędzia umożliwiające zmianę zakresu zamówienia
• prawo opcji
• prawo wznowień
• udzielenie zamówienia podobnego
• kryteria wyboru odpowiedniego narzędzia

X. Solidarna odpowiedzialność zamawiającego a płatność bezpośrednia w odniesieniu do umów podwykonawczych, których przedmiotem są dostawy i usługi realizowane w zamówieniach na roboty budowlane
• zakres odpowiedzialności zamawiającego
• wymogi formalne warunkujące odpowiedzialność zamawiającego
• najczęstsze problemy praktyczne

Obiad [14.30 – 15.30]

XI. Planowanie podatkowe jako:
• uzasadniona podstawa wyjaśnień wykonawcy w zakresie rażąco niskiej ceny
• podstawa do odrzucenia oferty wykonawcy jako złożonej w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji

XII. Rola i znaczenie próbki w postępowaniu o udzielenie zamówienia
• cel i zakres Europejskiego Aktu Dostępności (European Accessibility Act):
– obowiązki instytucji publicznych od 2019 r., które wynikają z ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
– obowiązek wdrożenia tzw. norm zharmonizowanych od 28 czerwca 2025 r., które zostały określone w załącznikach do Europejskiego Aktu Dostępności
• wymagania w zakresie dostępności wybranych produktów i usług
• zapewnianie dostępności produktów i usług
• kontrola dostępności produktów i usług

Kolacja [18.00 – 20.00]

DZIEŃ III – 9 KWIETNIA (ŚRODA)
Śniadanie [7.30 – 9.00]

XIII. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia na dostawy i usługi
• rola szacunków w postępowaniu o udzieleniu zamówienia
• za pomocą czego powinno się szacować:
– umowy obowiązujące?
– pomoc potencjalnych wykonawców?
– pomoc innych zamawiających?
• kto powinien oszacować wartość przedmiotu zamówienia – pracownik merytoryczny czy specjalista od spraw zamówień publicznych?
• w jakim terminie należy oszacować wartość przedmiotu zamówienia?
• potencjalna możliwość zmiany pierwotnie oszacowanej wartości zamówienia po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

XIV. Opis przedmiotu zamówienia a wartość zamówienia
• użycie nazwy własnej w zamówieniach wyłączonych z pzp (w tym również dofinansowanych środkami unijnymi) i w zamówieniach objętych pzp
• sporządzenie prawidłowego OPZ jako wyzwanie dla zamawiającego (identyfikacja głównych problemów w zależności od wartości zamówienia)
• przedmiotowe środki dowodowe a OPZ
• naruszenia dotyczące nieprawidłowego OPZ i konsekwencje dla zamawiających z sektora finansów publicznych

XV. Usługi na przykładzie postępowania na karnety/karty sportowe dla pracowników zamawiającego i ich rodzin
• problematyka szacowania wartości zamówienia – jak to szacować, biorąc pod uwagę różne źródła finansowania (ze środków pracowników, ze środków zamawiającego itd.)?
• pojęcie zamówienia z art. 7 pzp
• zastosowanie art. 95 pzp w przetargach na karty sportowe – kto wykonuje czynności mające charakter stosunku pracy?
• rodo w zamówieniu na karty sportowe – wątpliwości w zakresie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych w ramach przetargu

Zakończenie FORUM [11.30]